A Prefeitura de Campo Grande iniciou a migração dos processos administrativos em papel para o ambiente digital. O decreto que regulamenta a medida foi publicado no Diário Oficial do Município (Diogrande) desta sexta-feira (10) e estabelece as regras para a implantação do Sistema Eletrônico de Informações de Campo Grande (SEI-CG).
A iniciativa tem como objetivo aumentar a eficiência, a rastreabilidade, a segurança jurídica e a transparência na tramitação dos processos administrativos.
De acordo com o decreto, os processos físicos poderão ter sua tramitação interrompida no papel e passar a seguir exclusivamente no ambiente digital. A migração, no entanto, será gradual e não exige a digitalização integral dos autos nem autoriza o descarte dos documentos físicos.
Os processos migrados permanecerão vinculados aos respectivos originais em papel, que continuarão arquivados e disponíveis para consulta, conforme as regras de gestão documental. Nos casos de impedimentos técnicos, operacionais ou administrativos, a tramitação poderá continuar em meio físico até que a situação seja resolvida.
O decreto também determina que processos classificados como sigilosos, nos termos da Lei de Acesso à Informação (LAI), permaneçam em papel enquanto não houver mecanismos tecnológicos capazes de garantir a proteção adequada das informações.
Ponto de corte
A partir da migração para o SEI-CG, todos os novos atos processuais deverão ser praticados exclusivamente em meio digital. O decreto proíbe a tramitação simultânea dos processos em papel e no sistema eletrônico, salvo em situações excepcionais, como restrição legal, determinação de autoridade competente ou impossibilidade técnica devidamente comprovada.
Mesmo nesses casos, os atos praticados em papel deverão ser posteriormente inseridos no processo eletrônico, acompanhados da justificativa para a adoção do procedimento excepcional.
Antes da migração, o processo físico deverá ter sua integridade certificada, com a indicação do número de volumes, da data de início da tramitação e da inexistência de extravios ou danos conhecidos.
Continuidade da tramitação
A mudança para o ambiente digital não interromperá nem suspenderá os prazos processuais. Conforme o decreto, a administração municipal deverá assegurar a continuidade da tramitação, a preservação dos direitos dos interessados, a segurança jurídica, a rastreabilidade dos atos, a transparência e o acesso aos autos pelos canais oficiais.
O processo eletrônico deverá conter os documentos essenciais para a compreensão da matéria, o histórico dos atos praticados e os elementos necessários para garantir a continuidade da tramitação.
Cada documento deverá ser digitalizado e inserido individualmente no sistema. O decreto proíbe a inclusão de diversos documentos em um único arquivo, com o objetivo de preservar a ordem cronológica, a autenticidade e os efeitos jurídicos de cada peça. Os documentos digitalizados terão a mesma validade jurídica dos originais em papel.
Arquivamento dos documentos físicos
Após a migração, os documentos físicos deverão permanecer arquivados para fins de consulta, preservação histórica e comprovação documental.
O decreto veda o descarte dos autos físicos apenas em razão da digitalização. Os documentos deverão permanecer arquivados conforme as normas de gestão documental e a Tabela de Temporalidade Documental. Já os processos que não forem migrados continuarão tramitando normalmente em papel até sua conclusão.
Implantação gradual
A implementação do SEI-CG ocorrerá de forma gradual, de acordo com a capacidade técnica, operacional e estrutural de cada órgão da administração municipal.
A Secretaria Municipal de Administração e Inovação (Semadi) será responsável por coordenar a implantação, expedir normas complementares, orientar os órgãos municipais e solucionar dúvidas relacionadas à transição. A pasta poderá contar com o apoio da Agência Municipal de Tecnologia da Informação e Inovação (Agetec), do Comitê Gestor do SEI e da Comissão de Implantação do sistema.
O decreto também prevê a capacitação permanente dos servidores e a oferta de suporte técnico durante a implantação. Até que a migração seja concluída, os sistemas atualmente utilizados permanecerão disponíveis para consulta.
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